Programi za knjigovodstvo
Kakve programe za knjigovodstvo koristiti i na šta sve treba obratiti pažnju?
Knjigovodstvo je davno prestalo da se vodi ručno. Novo vreme donelo je nove tehnologije koje su značajno unapredile efikasnost, ubrzale proces i olakšale posao knjigovođama.
Zamislite samo posao knjigovođe u mračnom srednjem veku. Ako ne možete, pomoći ćemo vam s ovom zanimljivom grafikom srednjevekovnog knjigovođe. Dalje, zamiislite samo koliko je Gutenberg doprineo razvoju knjigovodstva izumom štamparije (obrasci i sl.) a tek pronalazak običnog kalkulatora…
Nasuprot prošlosti, zapitajte se kako će izgledati knjigovodstvo budućnosti. Već sada imamo najave dolaska stranih firmi na domaće tržište koje će ponuditi potpuno automatizovane softvere koji će knjigovođu pretvoriti samo u kontrolora proesa (ne brinite se, i za to je potrebno znanje i poznavanje istog). Naime, baza podataka neće biti na vašem računaru već na vebu. Izvodi iz banke će se slati direktno serveru koji će ih knjižiti automatski što praktično znači da nema odlaska u banku, knjiiženja… čak i ukoliko koristite naprednije solucije poput e mail izvoda ili e-bankinga, i to će biti primitivan metod. Slično je i sa kalkulacijama koje će se generisati automatski obzirom da će fakture stizati u elektronskom obliku od čega će softver izrađivati ostala potrebna dokumenta… Naravno, za sve ovo još uvek ne postoje uslovi niti zakonski okviri ali jednog dana ćemo biti svedoci i takve realnosti.
Do tada, oslanjamo se na knjigovodstvene softvere današnjice. U velikom izboru programa koje nudi tržište valja nam znati izabrati pravi odnosno dobar program.
Dobar knjigovodstveni program sigurno nije onaj koji je lepo upakovan i izreklamiran i za kojeg smo manje-više svi čuli. To je stvar marketinga. Istina je da ima hiljade funkcija i „svemirski“ interfejs, kreativnost i „udobnost“ ali zapitajte se koliko vremena će vam oduzeti knjiženje jedne stavke ili kalkulacije na takvom programu a „vreme je uspeh“ odnosno „Vreme je novac“ i svaki posao se meri količinom utrošenog vremena. Ako program ima „hiljadu“ ikonica to praktično znači da ih nema bez razloga i da po njima treba kliktati do iznemoglosti a velik broj koraka za sobom povlači i velik broj grešaka za koje ćete posle morati da izdvojite mnogo vremena dok ih ispravite. Dakle, još jedanput, „Vreme je novac“!
Postoje i „zamka“ programi koji su funkcionalni i „jeftini“ ali jeftin je samo instalacioni disk a da biste radili na njima morate da plaćate mesečnu licencu koja, istini za volju, i nije toliko preskupa ali tu licencu, ukoliko ste agencija plaćate za svakog klijenta. To praktično znači da ćete za 70 klijenata mesečno izdvajati 700 evra ukoliko pojedinačna licenca košta 10 evra što je standard. Pritom ćete svakog meseca morati da ukucavate kojekakve elektronske ili SMS kodove koje dobijate od prodavca softvera a ukoliko iz nekih razloga dođe do havarije nikada više nećete moći da pristupite svojim podacima. Zamislite samo tu katastrofu!
Kakve programe onda koristiti?! Evo nekoliko praktičnih saveta:
- Program mora da bude koncipiran tako da obuhvata sve segmenta poslovanja preduzetnika.
- Program mora da bude pogodan za korišćenje u knjigovodstvenim agencijama odnosno da ima mogućnost neograničenog broja zasebnih baza.
- da podržava neograničen broj firmi vaših klijenata na jednom računaru ili na više računara vezanih u mrežu.
- Da ima po jednu posebnu bazu podataka za svaku firmu klijenta koja obuhvata sve poslovne godine samo te jedne firme. Svaka firma klijent treba da ima svoju posebnu bazu podataka, koja nema nikakve zajedničke veze sa bazama podataka ostalih klijenata.
- Programski paket mora da bude sveobuhvatan što znači da ćete u njemu moći da radite i trgovce i ugostitelje i sl.
Jedna od najčešćih zabluda je da program mora da bude „savremen“ i da OBAVEZNO mora da bude pod WINDOWS okruženjem. Ne zaboravite da upravo taj sistem najčešće napadaju virusi i da on obavezno podrazumeva upotrebu miša (tekovina Windows-a) što uveliko usporava rad.
S druge strane, prednosti modernih i savremenih sistema su u tome što su oni kompatibilniji sa budućim softverskim rešenjima koja će uveliko olakšati rad. Najzad, živimo u 21. veku.
Takođe, treba da znate da, ukoliko ne možete ili jednostavno ne želite da kupite program za knjigovodstvo, možete na internetu da pronađete izvestan broj besplatnih programa za knjigovodstvo ali treba da budete svesni svih njihovih mana i ograničenja kao i činjenice da nemate programsku podršku te ukoliko dođe do kvara ili nekih većih zakonskih izmena (npr. uvođenje PDV-a), nećete imati kome da se obratite.
Da sumiramo: kada birate program nemojte da gledate samo u cenu (bilo da je u pitanju najjeftiniji ili najskuplji program). Obratite pažnju na njegovu funkcionalnost i jednostavnost… nemojte bežati od savremenih softverskih rešenja…
